¿Cómo cambiar al administrador de tu condominio o edificio?

El encargado de la administración dentro de un condominio o edificio mantiene un rol mucho más importante de lo que muchos consideran. Esto, porque toda comunidad necesita un buen administrador que mantenga organizados los temas de gestión, para que de esa forma el condominio o edificio funcione de la mejor forma posible. Sin embargo, ocurre que en muchas comunidades no se ejecuta de la manera óptima, por lo que prefieren destituir y cambiar al administrador u optar por la autoadministración directa del condominio por parte del Presidente del Comité de Administración.

Motivos por los cuales reemplazar a tu actual administración

Existen muchas razones por las que podrías necesitar reemplazar a tu administrador de condominios o edificios:

1. Sólo se preocupa de los gastos comunes y se desentiende completamente con el resto de las tareas solicitadas por la comunidad.
2. Quieres modernizar el manejo de información y tareas y tu administrador solo usa tablas Excel o cree que “moderno” es usar WhatsApp.
3. No contesta tus correos, tus mensajes o tus llamadas.
4. La comunidad se siente descuidada, empieza a ser común que fallen los ascensores, las bombas de agua u otros bienes comunes.
5. Llevas meses (si es que no años) tratando de hacer algún proyecto para tu comunidad y no avanza porque esta en manos de tu administrador.
6. Llevas meses pidiendo que solucione algo en tu comunidad y esas luces no se cambian solas, o ese piso o techo no se repara por sí mismo.
7. No sabes (y no tienes forma de saber) cuánto dinero tiene tu comunidad y/o en que se está gastando.
8. No tiene los conocimientos ni la capacidad para administrar la comunidad.
9. Perdió la confianza del Comité de Administración o de la Asamblea de Copropietarios.

Estas razones, por nombrar algunas, son las más comunes que se escuchan tanto en los Comités como entre los residentes. Entonces, ya tienes la intención, ¿y ahora qué hago?

Motivos por los cuales NO SE DEBE reemplazar a la actual administración

Un administrador de condominios y edificios debe tener las habilidades blandas necesarias para enfrentarse a diversas situaciones ante los residentes y copropietarios. Sin embargo, es común ver que estos sufren de una gran impopularidad ante los actores del condominio o edificio debido a que hacen una gestión apegada a la Ley, el Reglamento de la Ley, el Reglamento de Copropiedad y a las tareas asignadas por asamblea.

En virtud de lo anterior, es posible que exista un grupo de residentes que no quieran que el administrador se mantenga en sus funciones porque se han visto enfrentados a multas y cortes de suministro eléctrico en reiteradas oportunidades, todo lo cual sí es obligación de gestionar por parte de la administración del edificio o condominio.

En este caso señalado, no es recomendable la desvinculación de la administración, en vista de que sí está desarrollando las tareas designadas, aún cuando sean impopulares.

Desvinculando una administración

Existen dos formas de destituir a la administración de un condominio o edificio. Estos son mediante un acuerdo de Asamblea de Copropietarios o el simple acuerdo del Comité de Administración.

El acuerdo que se requiere en el párrafo anterior, dependerá de cuál órgano fue el que acordó la contratación del administrador del condominio. Lo anterior, tal como se describe en los siguientes dos casos:

1. En caso de que la contratación de la administración fue un acuerdo de la Asamblea de Copropietarios, es la misma asamblea la que debe acordar su destitución;
2. Pero si fue el Comité de Administración quien acordó su contratación, se podrá requerir su destitución mediante acuerdo del mismo Comité o la Asamblea.

Estos acuerdos deberán contar en Acta de Asamblea o Acta de Reunión de Comité, según sea el caso, y se procede a notificar mediante algún medio escrito a la administración. No se requiere de mayor formalidad que la notificación, sin embargo se deben reducir estos acuerdos constados en acta a escritura pública en una notaría pública.

Además, es necesario saber si el administrador posee firma ante instituciones bancarias, o si solo las firmas del Comité de Administración están debidamente inscritas. En caso de que sí cuente con facultades, es necesario tramitar la revocación de estas en la institución bancaria.

Proceso para la desvinculación

1. No se necesita hacer mas trámites que darle aviso por escrito, que tu comunidad ya no usará sus servicios. Esto puede ser una carta, o un correo electrónico.
2. En conjunto con la notificación, se le debe dar un plazo para que este haga entrega de la información de la comunidad.
3. Se recomienda iniciar paralelamente una auditoría. Así el nuevo administrador podrá empezar con las cuentas claras y lo más ordenado posible, además que ayudará en el traspaso de la documentación.
4. Si el banco necesita la firma del administrador para operar, necesitas un acta donde se le entregan éstos poderes al nuevo administrador. Esta debe ser reducida a escritura publica en una notaría pública para ser enviada al banco. Este proceso normalmente puede llevar una semana si se hace rápido, dos es lo normal.
5. Si usas algún software para los gastos comunes, no olvides crear la cuenta nueva de administrador, o traspasar la que usaba el anterior.

Con esto, el nuevo administrador debería estar operando y gestionando tu comunidad.

¿Se deben pagar indemnizaciones al administrador si se destituye?

Es importante destacar que una administración de condominios o edificios se rige por el Código Civil y de acuerdo a la Ley N°19.537 se mantendrá el vínculo hasta que se mantenga la confianza del Comité de Administración, por lo cual no aplica ningún tipo de indemnizaciones para la desvinculación (aún cuando en el contrato suscrito se indique lo contrario). Pero, si el administrador posee un contrato de trabajo, con remuneración, horario y subordinación o dependencia, significa que se rige bajo el Código del Trabajo, por lo cual le aplican las mismas indemnizaciones a las que tiene derecho cualquier trabajador de la comunidad, procediendo su desvinculación bajo la causal de necesidades de la empresa (artículo 161 del Código del Trabajo).

Contratando una nueva administración

Para contratar a una nueva administración para tu condominio o edificio existen dos opciones: hacer un nombramiento mediante una Asamblea Ordinaria de Copropietarios o en una reunión de Comité de Administración, registrando en el acta la nueva administración. Esta acta debe reducirse a escritura pública para su validez.

Lo anterior se basa en que en la ley N°19.537 establece en su artículo 22 que todo condominio será administrado por la persona natural o jurídica designada por la asamblea y que éste se mantendrá en sus funciones mientras cuente con la confianza de la Asamblea, pudiendo ser removido en cualquier momento por acuerdo de la misma, Sin embargo, la misma Ley en su artículo 21 establece que el Comité de Administración «tendrá la representación de la asamblea con todas sus facultades, excepto de aquellas que deben ser materia de asamblea extraordinaria». Dado que el nombramiento y remoción del administrador son asuntos de tipo ordinario, se entiende que la atribución de seleccionar y contratar una nueva administración la puede ejercer plenamente el Comité.

También existe la posibilidad de que el Comité, mediante su Presidente, ejerza las funciones de administración. Esto puede resultar en mayor economía para la comunidad pero con los riesgos que esto implica si no se lleva a cabo mediante una asesoría constante, lo cual se detalla en este artículo que trata sobre la autoadministración de condominios.

Conviene dejar en claro que la Asamblea, que está por sobre el Comité, siempre tendrá la última palabra y podría dejar sin efecto los acuerdos del Comité de Administración que no le parezcan adecuados.

Recuerda que en Zelkova ofrecemos un servicio de administración moderno, basado en la seguridad, el desarrollo y la felicidad en las comunidades. Conoce más acerca de esta innovadora forma de administración de condominios y edificios aquí.

Si te queda alguna duda respecto a este proceso, envíanos un mensaje por nuestro formulario de contacto o vía WhatsApp.