Todo lo que debes organizar cuando vives en un condominio
El personal de la comunidad, el equipamiento y las áreas comunes de un inmueble son espacios que deben ser gestionados y cuidados solidariamente en comunidad. Es importante que los habitantes del condominio asuman la toma de decisiones sobre el espacio que habitan y las propiedades que tienen en común. Esto implica organizarse para gestionar los gastos y el funcionamiento general del edificio.
Este artículo se encuentra actualizado de acuerdo con la nueva ley de copropiedad inmobiliaria número 21.442
En Zelkova sabemos cómo hacerlo y por eso te daremos varios consejos sobre manejo de comunidades para facilitarte la tarea. En este artículo te explicamos todo lo que debes organizar cuando vives en un condominio.
Definir las copropiedades según la Ley de Copropiedad Inmobiliaria
Según el Ministerio de Vivienda y Urbanismo, la copropiedad se define como un terreno donde hay bienes comunes que comparte la comunidad en general. También hay bienes que le pertenecen exclusivamente a cada uno de los propietarios por separado.
Un edificio es un ejemplo de copropiedad porque cada departamento le pertenece a un propietario exclusivamente. Sin embargo, hay áreas como pasillos, jardines, vestíbulo, parques, etc. que son de toda la comunidad.
En virtud de esto, es muy importante conocer dónde empiezan los espacios comunes y dónde empieza la propiedad privada, lo cual se puede encontrar en el respectivo Reglamento de Copropiedad de la comunidad. Así las cosas, en este instrumento podríamos identificar que los balcones o terrazas de cada departamento, así como algunos estacionamientos, no son propiedad privada, sino que son espacios comunes con derecho a uso y goce exclusivo.
Equipamiento de la comunidad
Los bienes comunes son todos aquellos equipos y activos que permiten el normal funcionamiento del condominio, los cuales van desde simples luminarias hasta equipos complejos como ascensores.
La mantención de cada uno de estos elementos debe realizarse de manera periódica, a modo de no incurrir en costos de reemplazo que podrían perjudicar financieramente a la comunidad.
En algunos casos, las mantenciones están normadas por la Ley, como es el caso de los ascensores, piscinas, salas de basura o grupo electrógeno. En otros casos, se regirá en base a su naturaleza, tales como las salas de bomba, iluminación, etc.
Para una correcta organización y mantención de la comunidad, es preciso contar con un buen equipo de proveedores y mantenedores que entreguen las mejores condiciones al condominio o edificio.
Una buena medida, es realizar un programa de mantenciones preventivas basada en el Manual de Uso y Mantención de Espacios Comunes de Condominios de la Cámara Chilena de la Construcción.
Personal de la comunidad
Un condominio debe tener personas que permitan operar con normalidad su funcionamiento, alertando de cualquier anomalía que ocurra en el entorno y que activen los protocolos que sean necesarios en caso de una eventualidad.
Para esto, es necesario que exista un excelente proceso de reclutamiento y selección, la confección de sus contratos de trabajo y liquidaciones de sueldo, el cálculo de feriados legales (vacaciones) y tramitación de licencias médicas, cálculo de cotizaciones previsionales, entre otros.
Otro aspecto importante es mantener organizado el sistema de turnos, a modo de que se ajuste a la normativa legal vigente, respetando los debidos descansos de cada uno. En caso de que el personal realice jornadas excepcionales de 12 horas diarias, este debe estar autorizado por la Dirección del Trabajo.
Además, es necesario considerar que el personal de conserjería (en caso de ejecutar funciones de seguridad) debe estar acreditado ante la OS10 y la comunidad deberá contar con la respectiva Directiva de Funcionamiento.
Preparar las asambleas
La asamblea es un primer paso para lograr la organización comunitaria. En este tipo de reuniones los copropietarios forman los Comités de Administración, establecen reglamentos para toda la comunidad y deciden cómo llevar las cuentas del condominio.
En resumen, la asamblea sirve para tratar casi cualquier aspecto del conjunto residencial.
Convocar a las asambleas es responsabilidad del Comité de Administración o del administrador del condominio. La notificación debe hacerse mediante una carta que se entrega directamente al copropietario o por correo electrónico. Asimismo, el llamado a la reunión hay que hacerlo con una anticipación mínima de cinco días (y un máximo de 15 días) para garantizar que llegue a todos los vecinos.
Es importante que todos los copropietarios asistan a las asambleas. Si alguno no puede acudir debe enviar a alguien en su lugar. Esto es recomendable, en primer lugar, porque todos deben participar en la toma de decisiones. En segundo lugar, porque es necesario que los residentes se mantengan informados sobre la gestión del edificio. La idea es que cada cierto tiempo se celebre un encuentro de vecinos para hacer balances, revisar estados de cuenta, la infraestructura, el funcionamiento, etc.
Las asambleas que se organizan periódicamente se denominan asambleas ordinarias.
Organizar las asambleas extraordinarias
También están las asambleas extraordinarias, que se desarrollan fuera de los tiempos establecidos en el cronograma.
Estas reuniones se organizan cuando se presenta una urgencia que debe tratarse antes de la siguiente asamblea ordinaria. En este caso solo se aborda el tema que originó la convocatoria extraordinaria.
No es necesario que esté toda la comunidad para tomar las decisiones, pero la ley exige ciertos quórums para su desarrollo.
Las asambleas extraordinarias integran a los copropietarios que suelen estar más involucrados en los asuntos de la comunidad. Estos vecinos pasan a representar a los demás residentes del condominio. Los que no asisten asiduamente a las reuniones también se consideran a la hora de tomar decisiones.
Según la ley 21.442, que se encuentra en la Biblioteca del Congreso Nacional de Chile, estos son los temas exclusivos que deben tratarse en las asambleas extraordinarias:
- Modificación del reglamento de copropiedad.
- Enajenación, arrendamiento o cesión de la tenencia de bienes de dominio común, o la constitución de gravámenes sobre ellos.
- Reconstrucción o demolición del condominio.
- Petición a la dirección de obras municipales para que se deje sin efecto la declaración que acogió el condominio al régimen de copropiedad inmobiliaria, o su modificación.
- Delegación de facultades al comité de administración.
- Remoción parcial o total de los miembros del comité de administración.
- Gastos o inversiones extraordinarias que excedan, en un período de doce meses, el equivalente a seis cuotas de gastos comunes ordinarios del total del condominio.
- Administración conjunta de dos o más condominios y/o establecimiento de subadministraciones en un mismo condominio.
- Programas de autofinanciamiento de los condominios, y asociaciones con terceros para estos efectos.
- Retribución a los miembros del comité de administración, mediante un porcentaje de descuento en el pago de los gastos comunes.
- Fijación del porcentaje de recargo sobre los gastos comunes ordinarios para la formación del fondo de reserva y utilización de los recursos de dicho fondo para solventar gastos comunes ordinarios de mantención o reparación.
- Cambio de destino de las unidades del condominio.
- Constitución de derechos de uso y goce exclusivos de bienes de dominio común a favor de uno o más copropietarios, u otras formas de aprovechamiento de dichos bienes.
- Obras de alteración o ampliaciones del condominio o sus unidades.
- Construcciones en los bienes comunes, alteraciones y cambios de destino de dichos bienes, incluso de aquellos asignados en uso y goce exclusivo.
- Contratación de un nuevo seguro del condominio y que implique una modificación de los riesgos cubiertos por la póliza vigente producto de la eliminación o incorporación de coberturas complementarias, tales como sismo o salida de mar.
El Comité de Administración representa a la asamblea ordinaria y asume todas sus facultades. Es decir, este ente dicta las normas que facilitan el orden del condominio y penaliza a quienes incumplan el reglamento de copropiedad.
Por ejemplo, el Comité de Administración tiene la potestad de autorizar el corte de luz para los morosos, aprobar presupuestos para gastos comunes y establecer adónde irán los ahorros del fondo de reserva (dentro del marco establecido en la ley). También determina el lugar de las asambleas extraordinarias y sus convocatorias, entre otras cosas.
Por otra parte, el administrador del condominio debe ser designado en asamblea de copropietarios o por el Comité de Administración. Mientras no se haya hecho la designación, el presidente del Comité actuará como administrador (lo que se conoce como autoadministración de condominios).
El administrador del condominio se mantendrá en el cargo mientras cuente con el beneplácito de la asamblea de copropietarios. Por lo tanto, puede ser removido en cualquier momento por acuerdo de la asamblea. Es el representante legal de la comunidad, su rol fundamental es cumplir y hacer cumplir el reglamento de copropiedad y lo que disponga la asamblea de copropietarios.
Entre sus funciones están mantener los bienes comunes, convocar las asambleas, actualizar los documentos del condominio, cobrar y recaudar la cuota de gastos comunes, etc. En fin, se ocupa de todo lo que tenga que ver con el funcionamiento del conjunto residencial.
Transparencia en el manejo de los gastos comunes
El artículo 33 de la ley de Copropiedad estipula que todo condominio debe tener una cuenta corriente o de ahorro. Sin embargo, este punto es uno de los que genera más problemas en los condominios o edificios. Así que vale la pena ir directamente a la ley porque es muy clara sobre este aspecto.
La norma legal indica que todos los residentes deben pagar los gastos comunes en la proporción que les corresponde. Esto se aplicará a menos que las normas de copropiedad contemplen otra condición. El cobro lo hará el administrador del condominio.
Por otra parte, los gastos comunes del condominio deben pagarse en los plazos que estipula el reglamento de copropiedad. Cuando haya retrasos que superen tres o más cuotas continuas o discontinuas se suspenderá el servicio eléctrico, de calefacción o de telecomunicaciones del moroso con previa aprobación del Comité de Administración.
Definitivamente, organizar el funcionamiento de un edificio puede ser complicado si no estás al tanto de los procedimientos o si el Comité de Administración está autoadministrando la comunidad. Llevar las riendas de un condominio requiere de organización y conocimiento de las leyes que rigen la materia. En este sentido, en Zelkova queremos ayudarte a gestionar tu comunidad de una forma más práctica, segura, y con un desarrollo continuo.