Cómo redactar las Actas de Asamblea

Las actas son una relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una sesión de Asamblea de Copropietarios, sea ésta de carácter ordinario o extraordinario. Pero muchas veces existen dudas de cómo se deben escribir y protocolizar posteriormente, por lo cual esperamos que en este artículo queden respondidas a la mayoría de las consultas.

Para empezar, es necesario indicar que las Actas de Asamblea son el mecanismo establecido por la ley para dejar constancia de los acuerdos adoptados y los instrumentos por los que se acredita oficialmente, y para todos los fines legales, el nombramiento o remoción, según el caso, de los representantes de la comunidad y de la Asamblea, es decir, del Administrador del condominio y del Comité de Administración, respectivamente.

La redacción del documento

Para su texto se debe emplear un lenguaje simple y preciso, limitándose a lo esencial, sin entrar en detalles innecesarios de tipo anecdóticos, evitando incluir discusiones u opiniones controversiales vertidas entre los participantes, salvo que constituyan un real aporte a los fundamentos de las resoluciones aprobadas o que alguna de las partes requiera que conste en acta algún comentario en particular. De no ser así, cualquier narración del debate corre el riesgo de dejar disconforme a una o a las dos partes que hayan tenido algún altercado, manteniendo artificialmente vivo el conflicto. Por lo demás, mientras más extenso sea este documento, más onerosa saldrá su protocolización o reducción a escritura pública que tendrá que hacerse ante notario.

Sin embargo, se debe ser riguroso con todos aquellos aspectos formales que permitan reflejar con exactitud las materias convenidas y la perfecta identificación, con las respectivas facultades, de cada una de las personas designadas para ejercer ciertos cargos o desarrollar alguna función específica. Así, por ejemplo, en el caso del manejo de los recursos económicos y operación de la cuenta corriente del banco, es recomendable, para evitar que este tipo de instituciones limiten o traben el accionar de los habilitados, extenderse en la descripción de las atribuciones que tendrán para estos efectos, indicando que podrán, a nombre de la comunidad: firmar documentos, girar, traspasar, endosar, depositar, solicitar saldos, retirar talonarios, protestar documentos, invertir recursos en otros instrumentos del sistema financiero, abrir y cerrar cuentas corrientes y de ahorro y efectuar todo trámite necesario para el correcto ejercicio de su potestad.

Consideraciones legales

Cumplidos los requisitos y formalidades exigidos
por la ley, los acuerdos de Asamblea expresados en las actas deben acatarse por
todos los copropietarios, incluyendo a los que no hayan asistido a la sesión y
a los que votaren en contra de la moción. Estos documentos adquieren, en
algunos casos, el carácter de mérito ejecutivo ante un eventual proceso
judicial.

El artículo 20 de la Ley Nº 19.537 sobre Copropiedad Inmobiliaria o Condominios, señala que estos escritos deben integrarse a un libro de actas que se mantendrá bajo la custodia del Presidente del Comité de Administración. De no cumplirse con este precepto, el Presidente se arriesga a la sanción de una multa de una a tres UTM.

El contenido de las actas puede plasmarse de forma manuscrita directamente sobre el libro de actas o bien impresas en otro papel que deberá pegarse a las hojas del mencionado libro, en perfecto orden correlativo. Para realizar el trámite ante notario será necesario concurrir con el libro de actas que contenga los documentos originales incorporados a sus páginas.

Las actas deben, además, ser firmadas por todos
los integrantes del Comité de Administración o por los copropietarios que la
Asamblea designe al efecto.

Ahora bien, si la asamblea fuera de tipo extraordinaria, en la que se trataren materias como la modificación del reglamento de copropiedad, cambio de destino de las unidades del condominio, constitución de derechos de uso o goce exclusivo de bienes de dominio común a favor de uno o más copropietarios, enajenación o arriendo de bienes de dominio común, ampliaciones del condominio, construcciones en los bienes de dominio común, etc., deberá asistir un notario a la respectiva sesión, certificando el acta correspondiente en la que se dejará constancia de los quórum obtenidos en cada caso. Y si la naturaleza de lo aprobado lo requiere, el acta correspondiente deberá reducirse a escritura pública por cualquiera de los miembros del Comité de Administración.

El artículo 17 de la Ley de Copropiedad Inmobiliaria antes mencionada, contempla un interesante recurso denominado «consulta por escrito», cuyo objetivo es facilitar la toma de decisiones de ciertas materias propias de asambleas extraordinarias como: modificaciones al reglamento de copropiedad (a excepción de la alteración de los derechos sobre los bienes comunes) construcciones, alteraciones y cambio de destino de ciertos bienes de dominio común; remoción total o parcial de los miembros del Comité de Administración; aprobación de gastos comunes extraordinarios cuyo monto exceda la suma del promedio de seis cuotas de gastos comunes ordinarios; determinación de una administración conjunta con otros condominios; y el establecimiento de subadministraciones al interior del condominio. Cuando se procede mediante este mecanismo especial, el acuerdo correspondiente, suscrito por el Presidente del Comité de Administración y por el administrador del condominio, deberá reducirse a escritura pública, debiendo protocolizarse los antecedentes que respalden tal determinación, dejándose constancia de dicha protocolización en la respectiva escritura.

Es del caso apuntar que las resoluciones adoptadas por el Comité de Administración deberán también consignarse en el libro de actas.

Formalidad tácita

Si bien es cierto la Ley de Copropiedad Inmobiliaria no se pronuncia expresamente sobre otros aspectos formales, es preciso advertir que toda acta de asamblea debe recoger y constatar los siguientes antecedentes primordiales:

• Identificación del condominio (razón social, dirección y rol único tributario de la comunidad).
• Naturaleza de la asamblea (ordinaria o extraordinaria).
• Lugar donde se realiza la reunión (dirección, recinto y comuna).
• Fecha y hora de inicio de la sesión.
• Citación a que corresponde (primera o segunda).
• Mención de haber cumplido con la formalidad de la convocatoria y la citación.
• Listado de asistentes titulares y apoderados con poder de copropietarios, señalando los respectivos porcentajes de dominio y el total del dominio representado en la asamblea.
• Nombre de quién preside la sesión.
• Tabla de materias a tratar (de conformidad a la convocatoria).
• Acuerdos adoptados, señalando porcentaje a favor o en contra de ellos.
• Reflejo de observaciones y constancias expresamente solicitadas por los participantes.
• Persona habilitada para reducir el documento a escritura pública.
• Firmas e identificación de las personas que deben autorizar el acta.
• Hora de término de la reunión.

La ley señala que las actas de las reuniones de asamblea en que se tomen ciertos acuerdos deben ser reducidas a escritura pública. Es el caso de aquella en que aparece el nombramiento del administrador del condominio o las que se levanten en una sesión extraordinaria. Para el resto determina que si la naturaleza de lo aprobado lo requiere, se debe proceder también por ese conducto. Sin embargo, dada la trascendencia que cualquier resolución de asamblea puede adquirir en el futuro, se sugiere que con todas las actas de asamblea se siga el mismo procedimiento de certificación.

Por último, es necesario, mantener en el archivo de documentos de la comunidad, aquellos que son complementarios a lo expresado en las actas de asamblea propiamente tales como: cartas y antecedentes previos y sus eventuales respuestas; informes administrativos, legales y técnicos; presupuestos de gastos e inversiones; poderes de representación otorgados por los copropietarios; convocatoria de la asamblea; listado con identificación y firma de los asistentes a la reunión y cualquier otro que sirva de respaldo a las decisiones adoptadas por la asamblea.