Los 9 errores más comunes en una citación a Asamblea de Copropietarios

Es muy importante que el administrador de la comunidad conozca los requisitos legales para citar a una asamblea de copropietarios, puesto que en caso de incumplirse, un residente o copropietario podría impugnar la reunión, dejando sin efecto cualquier acuerdo adoptado en ella, es por esto que en este artículo te presentamos cuáles son los errores más comunes al citar a una asamblea de copropietarios de un condominio.

1.- Confundir el carácter de asamblea ordinaria o extraordinaria

Es muy importante especificar qué tipo de asamblea se desarrollará y que sea pertinente su aplicación. Esto en vista de que en muchas ocasiones se cita a «asamblea extraordinaria» para tratar temas de asamblea ordinaria y viceversa.

Lo anterior ocurre debido al mismo desconocimiento que pueda tener el administrador o los copropietarios, puesto que muchos creen que la asamblea ordinaria solo se desarrolla una vez por año y todas las demás son extraordinarias.

El tipo de asamblea a desarrollar lo determinarán las materias a tratar, puesto que hay temas que son propias de sesiones extraordinarias, todo lo cual se detalló en un artículo anterior.

Muy importante recordar además que con la nueva ley de copropiedad, existen dos tipos de asamblea extraordinaria: la de mayoría absoluta y la de mayoría reforzada.

2.- No citar a todos los copropietarios

En ocasiones, por diversos motivos, no se citan a todos los copropietarios de la manera en que se indica la ley, lo cual es totalmente incorrecto.

Las citaciones por medio de informativos en el ascensor o el diario mural solo pueden ser complementarios, puesto que el administrador debe acreditar que se invitó a todos los copropietarios.

• En caso de copropietarios que no residan en el condominio, cuando hayan dejado su domicilio registrado, se les debe enviar una invitación mediante correo certificado.
• En el caso de los copropietarios que sí residan en el condominio, se debe entregar la invitación personalmente y registrar en un libro de correspondencia la recepción conforme de la misma, a modo de acreditar la entrega.
• En todos los casos, podrá realizarse además la citación oficial por medio del correo electrónico que el copropietario tenga registrado en el registro de la administración del condominio.

3.- Citar fuera de los plazos legales

La ley exige ciertos plazos para la citación de las asambleas, por lo cual no es posible citar de manera urgente a los copropietarios para uno o dos días más de enviada la citación.

Estos plazos legales corresponden a un mínimo de cinco días y un máximo de quince días, sean asambleas de carácter ordinaria o extraordinaria.

4.- No incluir en la tabla los temas a tratar

Es necesario incluir todos los temas que se deban debatir en la asamblea, los cuales se deben desarrollar en el orden establecido y sin tocar otros aspectos, sin perjuicio de poder introducir en la tabla un ítem de «varios», en donde sí se pueden conversar otros aspectos de la comunidad.

5.- No fechar la convocatoria

La invitación a la asamblea debe indicar claramente el día en que se invita al copropietario, a modo de que quede claro los días de plazo que tiene la citación para la asamblea.

Ejemplo: En Santiago, a 15 de octubre de 2019, por instrucción del Comité de Administración, se le invita a usted a una asamblea ordinaria de copropietarios para el día 25 de octubre de 2019.

6.- No indicar hora ni lugar de reunión

Es de suma importancia indicar la hora y el lugar en que se desarrollará la asamblea, lo cual debe quedar claramente estipulado.

7.- Citar a un lugar fuera de la comuna

Esta consideración es muy importante en algunos condominios que deben arrendar salas de evento fuera de la comunidad, y sobretodo en aquellos condominios que están ubicados en sectores limítrofes de una comuna.

Esto, puesto que en ocasiones hay una sala de eventos más cercana que otra, pero en una comuna distinta. Por lo cual se deberá (en este caso) arrendar la sala de eventos más lejana para cumplir con lo establecido la ley.

Recordar también que con la nueva ley se permite la celebración de asambleas virtuales (siempre y cuando lo autorice el reglamento de copropiedad) o híbridas.

8.- Citar para un día y hora antojadizo

Hay ciertas fechas en que evidentemente asistirá un mínimo de copropietarios, tales como 18 de septiembre, 24 y 31 de diciembre, entre otros.

En estas fechas no es posible desarrollar una asamblea, considerando que habrá una evidente falta de participación y no se podrían conseguir los quórums para la celebración de estas.

9.- Citaciones a asambleas no firmadas por quien convoca

Toda citación a asamblea debe ir firmada por quien invita a la misma, no pudiendo existir el anonimato detrás en un cargo.

Por tanto, es de suma importancia incluir la firma, el nombre y el cargo de quien invita a la asamblea de copropietarios.