¿Cómo elegir a un administrador para tu condominio o edificio?

Evidentemente, no hay ninguna comunidad igual a otra, por lo que se hace muy necesario entender las verdaderas necesidades que se tienen a la hora de elegir a un administrador para tu condominio o edificio, a modo de saber qué es lo que realmente se requiere para buscar el perfil idóneo.

Necesidades de la comunidad

Un ejemplo de las necesidades de la comunidad, sería identificar que en el condominio se presentan grandes morosidades de gastos comunes, por lo que se requeriría un administrador que presente más autoridad, independencia y conocimiento para que pueda tomar decisiones que no son bien recibidas por parte de los copropietarios morosos, tales como multas o el corte del suministro eléctrico. Así también sería recomendable alguien con personalidad y liderazgo para lidiar con las Asambleas de Copropietarios.

Otra necesidad que se puede identificar es la presencia del administrador en las dependencias de la comunidad, en vista de que no es lo mismo un condominio con 20 unidades a otro que posea 600 departamentos. En el primer caso, quizá no sea necesaria la presencia del administrador más allá de una vez por semana, en cambio en el segundo caso quizá sea necesario que la administración del edificio esté presente prácticamente todos los días, lo cual se hace más necesario en aquellos condominios con mayores problemas de residentes conflictivos.

Sin embargo, muchas comunidades no analizan sus reales necesidades a la hora de cambiar al administrador del condominio o edificio y solo escogen al que cobre más barato, desarrollando acciones sin una planificación o análisis del comportamiento y la recepción de los resultados por parte de los residentes, y siempre haciendo supuestos acerca de las funciones del administrador.

Error: Suponer las tareas del administrador

Es común también identificar que algunos miembros del Comité de Administración indican que «yo supongo que el administrador debe hacerse cargo de estas cosas», pero eventualmente ni en la Ley ni por mandato del Reglamento de Copropiedad se señalan. En este caso, es importante que todas las funciones del administrador queden claramente conversadas previamente y escrituradas en el respectivo contrato.

Es de suma importancia que la comunidad comunique todo con total transparencia al nuevo administrador de la copropiedad, indicando qué es lo que se espera de él y cuáles son los problemas reales. Esto, en vista de que hay administradores que ingresan a una nueva comunidad y se enfrentan a situaciones que no esperaban, debiendo cambiar su método de actuar de manera imprevista con todo lo que eso implica: mayor esfuerzo, mayor tiempo y mayores problemas, sin haber valorizado correctamente sus servicios.

El perfil de un administrador de condominios o edificios

El administrador de un condominio o edificio debe poseer grandes habilidades blandas, en vista de que se enfrentará a demasiadas personas con diferentes personalidades entre ellas. Además, es de suma importancia que posea liderazgo, un buen manejo de conflictos.

En materia de competencias, es imprescindible que posea conocimiento de la Ley de Copropiedad Inmobiliaria, el Código del Trabajo y las normas que afectan a las comunidades, tales como la certificación de ascensores, certificación de gases, pólizas de seguro, aspectos de seguridad y prevención de riesgos.

El administrador de la comunidad debe además conocer al menos los principios básicos de contabilidad y las normas tributarias, el control de mantenimiento de los equipos de la comunidad, normas de piscina, calderas, grupos electrógenos, manejo de basuras, mudanzas, cobranza y además, una buena redacción.

Eligiendo al administrador de la comunidad ideal

En definitiva, es necesario identificar principalmente las necesidades que existen en la comunidad, los problemas actuales y cómo se esperan resolver. De esta forma, proceder a informar a los candidatos sobre la realidad de la comunidad para comunicar las aspiraciones que se tienen como Comité de Administración.

Conjuntamente, se debe elegir a un individuo integral, con conocimiento y características idóneas, y que esté informado sobre cuáles son las necesidades del condominio o edificio.

Evidentemente, también es importante considerar el presupuesto con que cuenta la comunidad para el ítem de administración, Sin embargo, es necesario recordar que una empresa de administración no necesariamente será peor o mejor si cobra menos o más respectivamente.

La administración de un edificio o condominio es un cargo de confianza, por lo que es de suma importancia crearla y mantenerla a través del tiempo. En caso de que esa confianza se acabe, la Ley 19.537 faculta a la asamblea y al Comité de Administración a desvincular a la administración sin indemnización alguna.