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¿Cómo elegir a un administrador para tu condominio o edificio?

Contratar a un administrador de condominios o edificios

Elegir al administrador adecuado para tu condominio o edificio es más que una simple decisión; es una decisión estratégica que impacta todos los aspectos de la vida comunitaria. Es por esto que en este artículo exploramos cómo elegir un buen administrador que pueda ser la clave para reducir costos generales, y mejorar la eficiencia en la gestión de tu propiedad.

Necesidades de la comunidad

Evidentemente, no hay ninguna comunidad igual a otra, por lo que se hace muy necesario entender las verdaderas necesidades que se tienen a la hora de elegir a un administrador para tu condominio o edificio, a modo de saber qué es lo que realmente se requiere para buscar el perfil idóneo.

Por ejemplo, un condominio con altas tasas de morosidad puede beneficiarse de un administrador que no solo posea autoridad, sino que además posea la independencia, proactividad y los conocimientos adecuados para implementar las medidas necesarias, tales como la aplicación de intereses, suspensión de suministros o incluso la cobranza judicial.

Por otro lado, una comunidad grande con cientos de unidades puede requerir que el administrador esté presente de manera frecuente, algo que en un conjunto más pequeño podría no ser necesario.

Así también, tenemos casos de comunidades conflictivas, en donde se requiere de firmeza para apoyar la imposición de multas por parte del Comité de Administración, y que estas se ajusten a derecho para que sean correctamente aplicadas.

Sin embargo, y a pesar de las particularidades de cada comunidad, hay factores que deben ser considerados de manera transversal, como la habilidad de liderar con personalidad, firmeza y tacto durante las asambleas, que mantenga ordenadas y transparentes las finanzas de la comunidad, y que los bienes comunes estén correctamente mantenidos y certificados.

Sin embargo, muchas comunidades no analizan sus reales necesidades a la hora de cambiar al administrador del condominio o edificio y solo escogen al que cobre más barato, desarrollando acciones sin una planificación o análisis del comportamiento y la recepción de los resultados por parte de los residentes, y siempre haciendo supuestos acerca de las funciones del administrador.

Errores frecuentes al elegir un administrador de condominios

Suponer las tareas del administrador

Es común también identificar que algunos miembros del Comité de Administración indican que «yo supongo que el administrador debe hacerse cargo de estas cosas», pero eventualmente ni en la ley ni por mandato del reglamento de copropiedad se señalan. En este caso, es importante que todas las funciones del administrador queden claramente conversadas previamente y escrituradas en el respectivo contrato.

Es de suma importancia que la comunidad comunique todo con total transparencia al nuevo administrador de la copropiedad, indicando qué es lo que se espera de él y cuáles son los problemas reales. Esto, en vista de que hay administradores que ingresan a una nueva comunidad y se enfrentan a situaciones que no esperaban, debiendo cambiar su método de actuar de manera imprevista con todo lo que eso implica: mayor esfuerzo, mayor tiempo y mayores problemas, sin haber valorizado correctamente sus servicios.

Elegir basándose en el costo

Un error común en la elección de administradores es priorizar el costo por encima de la calidad y competencia del servicio, con el objetivo de reducir los gastos comunes.

Contratar a un administrador solo porque ofrece la tarifa más baja a menudo resulta en una gestión deficiente y decisiones que no son bien recibidas, lo que puede acabar siendo más costoso a largo plazo debido a problemas no resueltos y oportunidades de ahorro ignoradas.

A la hora de escoger a una administración, el Comité de Administración y la comunidad en general, deben considerar un aspecto fundamental: el administrador del condominio o edificio es el proveedor más importante.

Lo anterior, ya que será el administrador quien se encargue de organizar, liderar y controlar el equipo humano, los mantenedores de las instalaciones y las finanzas de toda la comunidad. Por tanto, un administrador profesional, aunque más caro, podría lograr una disminución en los gastos comunes sin menoscabar el correcto cuidado de las instalaciones.

El perfil de un administrador de condominios o edificios

El administrador de un condominio o edificio debe poseer grandes habilidades blandas, en vista de que se enfrentará a demasiadas personas con diferentes personalidades entre ellas. Además, es de suma importancia que posea liderazgo y un buen manejo de conflictos.

En materia de competencias, es imprescindible que posea conocimiento de la Ley de Copropiedad Inmobiliaria, el Código del Trabajo y las normas que afectan a las comunidades, tales como la certificación de ascensores, certificación de gases, pólizas de seguro, aspectos de seguridad y prevención de riesgos.

El administrador de la comunidad debe además conocer adecuadamente los principios de contabilidad y las normas tributarias, el control de mantenimiento de los equipos de la comunidad, normas de piscina, calderas, grupos electrógenos, manejo de basuras, mudanzas, cobranza y además, una buena redacción.

Invertir en un buen administrador se traduce en un manejo proactivo de la comunidad. Esto incluye la implementación de estrategias efectivas para reducir costos de operación y mantenimiento, mejorar la cobranza de obligaciones económicas y, crucialmente, aumentar la calidad de vida de los residentes, mejorando continuamente la plusvalía del inmueble.

Un administrador competente no solo resuelve problemas, sino que previene muchos otros antes de que ocurran.

Eligiendo al administrador de la comunidad ideal

En definitiva, es necesario identificar principalmente las necesidades que existen en la comunidad, los problemas actuales y cómo se esperan resolver. De esta forma, proceder a informar a los candidatos sobre la realidad de la comunidad para comunicar las aspiraciones que se tienen como Comité de Administración.

Conjuntamente, se debe elegir a un individuo integral, con conocimiento y características idóneas, y que esté informado sobre cuáles son las necesidades del condominio o edificio.

La administración de un edificio o condominio es un cargo de confianza, por lo que es de suma importancia crearla y mantenerla a través del tiempo. En caso de que esa confianza se acabe, la Ley 21.442 faculta a la asamblea y al Comité de Administración a desvincular a la administración sin indemnización alguna.

Consejos rápidos

Cuando evalúes candidatos para la administración de tu condominio o edificio, considera lo siguiente:

  • Experiencia y referencias: Verifica su historial en administración de propiedades similares.
  • Capacitaciones y certificaciones: Asegúrate de que estén actualizados en todas las normativas y leyes aplicables.
  • Propuesta de valor: Evalúa qué servicios adicionales ofrecen y cómo estos pueden beneficiar a tu comunidad.
  • Entrevista profunda: Discute casos hipotéticos para entender cómo manejarían situaciones específicas en tu comunidad.

Conclusión

La decisión de invertir en un administrador de condominios no debe tomarse a la ligera. Elegir a alguien basándose únicamente en el costo puede resultar tentador, pero es esencial considerar el amplio rango de responsabilidades que un administrador debe capaz de manejar.

Un buen administrador no solo administrará tu condominio de manera efectiva, sino que también aportará valor agregado, contribuyendo a la salud financiera y operativa de la comunidad a largo plazo.

Zelkova es una empresa de administración de condominios y edificios dedicada a gestionar felicidad en las comunidades, mediante una administración de condominios basada en la seguridad y el desarrollo. Ofrecemos una moderna opción si busca un administrador para su condominio o edificio, preocupados al máximo de una eficiente gestión de manera integral, basándonos en cuatro pilares de trabajo: la gestión, la tecnología, el capital humano y la comunicación.

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