9 formas de mantener bajos los gastos comunes

Las obligaciones económicas de una comunidad corresponden a todos los cobros que se realizan a las oficinas, departamentos, casas y unidades en general que componen el condominio. Entre otras, se encuentran los gastos comunes, el fondo común de reserva, los cobros individuales, multas e intereses. Sin embargo, son los gastos comunes los que muchas veces presentan una constante alza entre cada período, por lo cual es de suma importancia conocer cómo pueden mantenerse bajos estos cobros sin perjudicar el correcto funcionamiento de la comunidad.

Equipo humano

En general, aproximadamente el 50% de los gastos mensuales que una comunidad realiza corresponde a las remuneraciones del personal, sus cotizaciones previsionales, finiquitos, horas extras y otros de similar naturaleza. Es por esto que resulta vital revisar los contratos de trabajo de todo el personal a modo de pagar lo justo, sin necesidad de pagar de más.

Para esto es requisito principal evaluar las reales necesidades de dotación del condominio, a modo de determinar si el equipo humano tiene una buena dotación, o hay exceso o déficit de estos.

Horas extras

Una correcta planificación y organización del personal y sus respectivos turnos evitará pagos innecesarios de horas extras, producto de ausencias o retrasos de los trabajadores, así como carga laboral extraordinaria en el caso de auxiliares de aseo o de jardinería.

En este caso, si hubiese un déficit de personal en el equipo esto supondría un aumento en los cobros mensuales, ya que se está pagando con un recargo de al menos un 50% el valor de la hora de trabajo, por lo que evaluar este ítem permitiría bajar los gastos comunes.

Reemplazos

Es fundamental organizar de manera correcta el personal para no incurrir en pagos de reemplazos elevados. Una buena práctica para este ítem corresponde a planificar las vacaciones legales de los colaboradores, a modo de que puedan ser reemplazados por una sola persona que se encargue de todos los turnos que gozan de su feriado legal.

Mantenciones y proveedores

Corresponde a una buena gestión revisar en detalle los contratos de mantención y la evaluación histórica de los proveedores vigentes al menos una vez por año, a modo de determinar si estos realizan una correcta mantención preventiva que evite costos elevados por reparaciones o inoperatividad de equipos críticos, reduciendo así el cobro mensual de gastos comunes.

Licitaciones

Licitar los servicios de mantención, detallando las reales necesidades de la comunidad y definiendo además todas las tareas e informes que deberá presentar el mantenedor una vez terminado el servicio en la periodicidad que se establezca, puede generar un gran ahorro en el mediano plazo.

Si bien generar un proceso como este puede ser lento, complicado o engorroso, sí es una buena práctica que dará buenos resultados al momento de buscar un ahorro en las cuotas de gasto común.

Contratos de mantención

Es preciso conocer el alcance de todos los contratos de mantención suscritos con los proveedores, ya que en muchas ocasiones estos presentan letra chica o no se están cumpliendo la totalidad de los servicios pactados.

Además, mantener al día los respectivos contratos de mantención de los activos de dominio común evitará futuros gastos en reparaciones por ausencia de revisión o equipos fuera de funcionamiento.

Certificaciones

Mantener las certificaciones exigidas a las comunidades, además de ser una obligación legal, permite evitar aumentos considerables en el gasto común producto de multas a la comunidad. Si bien estas certificaciones implican un desembolso de dinero, a la larga entregan seguridad y tranquilidad a los residentes.

Insumos de la comunidad

Es preciso analizar qué insumos se están aplicando en el servicio de aseo e higiene de la comunidad, ya que hay ocasiones en que no se utilizan productos adecuados o eficientes a la hora de ejecutar las tareas.

Asimismo, llevar un control en el inventario de estos insumos permite a la administración del edificio prender alertas respecto a qué tan prácticos son los elementos utilizados.

Eficiencia energética

La energía utilizada para alimentar los bienes y espacios comunes corresponde a un gasto necesario y que puede superar el 10% del gasto común mensual. Es por esto que debe analizarse cuidadosamente su implementación.

Iluminación led

A pesar de que es un estándar mundial, muchas comunidades aún no implementan completamente la iluminación led en interiores y exteriores, por lo que esta alternativa genera un ahorro eléctrico potencial a la comunidad.

Programación y sensores

Mantener los espacios iluminados en el momento preciso también permite generar un ahorro en la factura mensual del edificio o condominio. Esto no significa dejar a oscuras a la comunidad, sino que corresponde a instalar y mantener en correcto funcionamiento los sensores de movimiento que activarán la iluminación en el momento en que sí se requiera.

Revisar los timers de la iluminación permitirá también que estas se enciendan cuando realmente sea necesaria su activación, así como también que se apaguen una vez que la iluminación natural permita prescindir de la artificial.

Tarifa eléctrica

Revisar la opción tarifaria a la cual está acogida el condominio es una medida fundamental, lo cual se desarrolla por medio de una auditoría de eficiencia energética.

Esta medida permitirá evaluar si la tarifa a la cual está acogida la comunidad es la más conveniente a nivel económico o si existe una opción mejor a la cual acogerse a través de la compañía de distribución.

Consumo de agua

Automatizar el riego de las áreas verdes para que este sea efectivo al momento de hidratar la especies florales y arbustivas permite conseguir los mismos resultados con menos recursos hídricos. Además, es una excelente opción considerar la aplicación de riego por goteo en los sectores que lo requieran.

Otra alternativa al respecto es conocer las especies florales que abarcan los jardines, a modo de analizar si estas están siendo hidratadas de acuerdo a sus reales necesidades o si eventualmente conviene cambiarlas por otras de acuerdo al tipo de riego que se aplica.

Póliza de seguro de espacios comunes

Otro aspecto de suma importancia es el monto de la cobertura del seguro de los espacios comunes, ya que en muchas oportunidades, el condominio está subvalorado o sobrevalorado en el monto de su cobertura.

Este aspecto es muy importante, porque afecta directamente al valor de la prima a pagar y además, en el caso de un siniestro de incendio en la comunidad, la aseguradora no pagará el total de la cobertura, sino que realizará un análisis del daño y solo pagará el monto real necesario para su reconstrucción, por cuanto es inútil valorizar más la cobertura de lo realmente necesario, razón por la cual es de suma importancia contar con un administrador que cuente con nociones en seguros.

Tecnología y comunicación

Comunicar de manera transparente los gastos realizados en una comunidad también permite generar ahorros en los gastos comunes. Esto, porque así los residentes son conscientes de los egresos que se cargan mes a mes en la comunidad, con sus respectivos detalles de respaldo.

En ocasiones, esta transparencia financiera permite que los residentes se empoderen y puedan ofrecer alternativas de proveedores que ellos mismos recomienden.

Evidentemente, la decisión final de contratación de un nuevo proveedor corresponde por regla general al Comité de Administración, pero al menos esta práctica permite tener un mayor abanico de opciones.

Además, el uso adecuado de una plataforma profesional de gestión apoyará en el cálculo correcto de los gastos comunes y de las remuneraciones del personal, evitando errores que generen gastos extras a la comunidad.

Instalaciones de uso común

La mantención y/o la implementación de ciertos bienes comunes corresponde a un gasto necesario para el correcto uso, goce y funcionamiento de una instalación, como lo son las salas multiuso, club house, cowork, entre otros.

Sin embargo, los gastos que estas instalaciones requieren son cargadas a todos los residentes como gasto común, por lo cual una buena medida es crear un aporte por el uso de estas instalaciones y el fondo resultante pueda ser utilizado de manera exclusiva en la mejora y mantención de estos espacios, sin necesidad de prorratear el gasto a todos las unidades.

De esta forma, el costo de implementación y de mantención se carga exclusivamente a quienes utilizan dichas instalaciones.

Otras medidas

Eventualmente, en la comunidad es necesario pagar gastos urgentes o imprevistos que puedan afectar la cuota mensual de gasto común. Para estos casos, es posible cargar el costo al fondo común de reserva (según lo establecido en la ley 21.442) o realizar el cobro en cuotas a toda la comunidad, a modo de que estos gastos no afecten fuertemente.

Por otro lado, suscribir un contrato con una buena administración de condominios y edificios es la base de todo lo anteriormente expuesto, ya que será quien ejerza el liderazgo para llevar a cabo las medidas indicadas.

Te invitamos a revisar el webinar en donde repasamos todas estas medidas.