Protección de datos en condominios: nueva ley 2026
La protección de datos personales en condominios adquirirá una importancia mucho mayor con la entrada en vigencia de la Ley N°21.719. Las comunidades deberán revisar cómo recopilan, utilizan, almacenan y comparten información de copropietarios, residentes, trabajadores, visitas y proveedores. Esto afectará directamente al Registro de Copropietarios, las cámaras de seguridad, los sistemas de acceso, la información sobre gastos comunes y morosidad, los grupos de WhatsApp y las plataformas utilizadas por la administración.
¿Cuándo entra en vigencia la nueva ley de protección de datos?
La Ley N°21.719 fue publicada el 13 de diciembre de 2024 y entrará en vigencia el 1 de diciembre de 2026. La normativa modifica profundamente la Ley N°19.628 y crea una Agencia de Protección de Datos Personales con facultades para fiscalizar, resolver reclamaciones e imponer sanciones.
Esto no significa que actualmente exista libertad para utilizar información personal sin restricciones. La legislación vigente y el Reglamento de la Ley N°21.442 ya establecen deberes de reserva y resguardo, especialmente respecto del Registro de Copropietarios. La nueva normativa, sin embargo, incorpora obligaciones más detalladas, mecanismos de fiscalización y la necesidad de poder demostrar el cumplimiento.
La principal diferencia no estará solo en proteger los datos, sino en contar con políticas, contratos, registros y procedimientos que permitan acreditar cómo se protegen.
¿Por qué esta ley afecta directamente a los condominios?
La administración de un condominio requiere tratar permanentemente información relacionada con personas identificadas o identificables. No se trata únicamente del nombre o del RUT. También son datos personales las imágenes de una cámara, una patente asociada a una unidad, un número telefónico, un correo electrónico, un registro de acceso o información sobre una deuda.
Entre los datos que habitualmente administra una comunidad se encuentran:
- Antecedentes de copropietarios, arrendatarios y demás ocupantes.
- Copias de documentos de identidad, inscripciones de dominio y contratos de arrendamiento.
- Correos electrónicos, teléfonos y domicilios.
- Información sobre gastos comunes, pagos, deudas, convenios y multas.
- Imágenes obtenidas por cámaras de seguridad.
- Registros de ingreso de residentes, visitas, trabajadores y proveedores.
- Patentes de vehículos y asignación de estacionamientos.
- Huellas digitales, reconocimiento facial u otros datos biométricos.
- Reclamos, denuncias, descargos y antecedentes de conflictos comunitarios.
- Contratos, remuneraciones, licencias médicas y antecedentes laborales del personal.
Por esta razón, la protección de datos no será una materia exclusiva de grandes empresas o plataformas tecnológicas. También deberá incorporarse a la gestión cotidiana de comunidades y edificios.
¿Quién será responsable de los datos dentro del condominio?
La nueva ley distingue entre el responsable de datos y el tercero mandatario o encargado.
- El responsable es quien decide para qué se utilizarán los datos y los medios principales mediante los cuales serán tratados.
- El encargado es quien trata los datos por cuenta del responsable y siguiendo sus instrucciones.
En la práctica, cada comunidad deberá determinar y documentar quién cumple cada función. Dependiendo del proceso, podrían intervenir la comunidad representada por sus órganos de administración, el administrador, la empresa administradora, la plataforma de gestión, la empresa de seguridad, el proveedor del control de acceso o el servicio de almacenamiento digital.
No será suficiente indicar genéricamente que “los datos los maneja la administración”. Los contratos deberán precisar qué información recibe cada proveedor, para qué finalidad puede utilizarla, cuánto tiempo puede conservarla, qué medidas de seguridad debe mantener y qué debe hacer cuando termine el servicio.
Esta definición también será relevante para el Comité de Administración. Para profundizar en la distribución de funciones dentro de la comunidad, puede revisar ¿Cuáles son las funciones y responsabilidades del Comité de Administración? y Comité de Administración: límites y funciones reales.
Principales cambios para la administración de condominios
Cada tratamiento deberá tener una justificación válida
La nueva ley no establece que todos los datos deban tratarse mediante consentimiento. El tratamiento también puede justificarse por una obligación legal, la ejecución de un contrato, la formulación o defensa de un derecho o la existencia de un interés legítimo que no afecte los derechos y libertades de las personas.
Por ejemplo, el administrador puede requerir determinada información para mantener actualizado el Registro de Copropietarios porque existe una obligación asociada a la Ley N°21.442 y su reglamento. Sin embargo, esta obligación no permite solicitar cualquier antecedente ni utilizarlo posteriormente para fines distintos.
Cada formulario, planilla, plataforma o registro debería indicar, al menos:
- Quién recopila los datos.
- Cuál es la finalidad.
- Qué información es obligatoria y cuál es voluntaria.
- Qué fundamento permite utilizarla.
- Quiénes podrán acceder a ella.
- Durante cuánto tiempo será conservada.
Solo se podrán recopilar los datos necesarios
El principio de proporcionalidad exige limitar la recopilación a los datos estrictamente necesarios para la finalidad informada. Esto obligará a revisar formularios que solicitan antecedentes excesivos, planillas históricas, fotocopias innecesarias y registros que se mantienen indefinidamente sin una razón concreta.
Una comunidad no debería recopilar información “por si acaso”. Debe poder explicar por qué solicita cada antecedente, quién lo utilizará y cuándo será eliminado o anonimizado.
Será necesaria una política de tratamiento de datos
El responsable deberá mantener disponible una política que explique de manera clara sus prácticas de tratamiento. Esta política deberá identificar al responsable, las categorías de datos utilizadas, sus finalidades, las bases de licitud, los destinatarios, los plazos de conservación y los mecanismos para que las personas ejerzan sus derechos.
En un condominio, esta información podría estar disponible en la plataforma comunitaria, en el sitio web de la administración, mediante un documento institucional o a través de otro canal que sea permanente y fácilmente accesible.
Los residentes podrán ejercer nuevos derechos
Los titulares podrán solicitar acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y bloqueo de sus datos, según las condiciones establecidas por la ley.
Para responder adecuadamente, la comunidad deberá contar con un canal formal y trazable. No resulta suficiente depender de conversaciones informales con el conserje, mensajes enviados a integrantes del Comité de Administración o correos que quedan sin seguimiento.
Como regla general, el responsable deberá pronunciarse dentro de treinta días corridos desde la recepción de la solicitud. También tendrá que respaldar la respuesta entregada, su fecha y su contenido.
La seguridad de la información deberá ser verificable
Las comunidades deberán adoptar medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo. La ley considera aspectos como la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia de los sistemas.
En términos prácticos, esto puede requerir:
- Definir usuarios individuales y evitar cuentas compartidas.
- Aplicar autenticación en dos pasos en plataformas y correos.
- Eliminar accesos de administradores, trabajadores o proveedores desvinculados.
- Restringir carpetas y documentos según las funciones de cada persona.
- Mantener respaldos de información crítica.
- Proteger computadores, dispositivos y redes utilizadas por la administración.
- Registrar quién accede, modifica o descarga información relevante.
- Revisar periódicamente la eficacia de las medidas implementadas.
Una filtración no se limita a un ataque informático. También puede ocurrir cuando se envía una planilla al destinatario equivocado, se comparte una carpeta sin restricciones, se pierde un computador, se utiliza una contraseña común o se publica información personal en un grupo de residentes.
Los incidentes de seguridad deberán gestionarse y reportarse
Cuando una vulneración genere un riesgo razonable para los derechos y libertades de las personas, deberá ser reportada a la Agencia de Protección de Datos Personales sin dilaciones indebidas.
Además, cuando el incidente involucre datos sensibles, información de niños menores de catorce años o antecedentes relativos a obligaciones económicas, financieras, bancarias o comerciales, también podría corresponder una comunicación directa a las personas afectadas.
La comunidad necesitará un protocolo que permita detectar el incidente, contenerlo, evaluar los datos comprometidos, identificar a los afectados, conservar evidencia y definir las comunicaciones que correspondan.
Tratamientos que requerirán especial atención
Registro de Copropietarios, arrendatarios y ocupantes
El Reglamento de la Ley N°21.442 exige mantener un Registro de Copropietarios actualizado. Este puede contener nombres, cédulas de identidad, domicilios, correos electrónicos, documentos que acrediten el dominio o arrendamiento y la calidad de ocupante permanente o transitorio.
El mismo reglamento establece que el administrador debe proteger esta información y utilizarla únicamente para las finalidades autorizadas. Cuando un residente o copropietario ajeno a la administración solicite antecedentes del registro, solo se puede proporcionar información estadística que no permita asociarla a unidades determinadas, salvo autorización expresa del copropietario afectado.
Con la nueva ley será necesario complementar este registro con una definición formal de accesos, plazos de conservación, respaldos, actualización, eliminación y entrega al finalizar el contrato de administración.
Cámaras de seguridad
Las imágenes de personas identificadas o identificables constituyen datos personales. Por lo tanto, la instalación de cámaras deberá responder a una finalidad determinada, normalmente relacionada con seguridad, control de accesos o protección de bienes.
La comunidad debería definir:
- Las zonas que serán grabadas.
- La finalidad de cada cámara.
- Quiénes pueden revisar o descargar grabaciones.
- El período durante el cual se conservarán las imágenes.
- El procedimiento para entregar antecedentes a autoridades o titulares.
- Las restricciones para evitar grabar espacios privados o innecesarios.
La nueva ley también contempla evaluaciones de impacto cuando un tratamiento pueda generar un alto riesgo. Esta evaluación será obligatoria, entre otros casos, cuando exista observación o monitoreo sistemático de una zona de acceso público. No significa que toda cámara interior de un condominio quede automáticamente incluida en esa hipótesis, pero cada sistema deberá evaluarse según su alcance, ubicación, tecnología y nivel de riesgo.
Huellas digitales y reconocimiento facial
Los datos biométricos son considerados datos personales sensibles. La ley exige, como regla general, consentimiento expreso y la entrega de información específica sobre el sistema utilizado, su finalidad, el período de uso y la forma de ejercer los derechos.
Una comunidad que utilice huella digital o reconocimiento facial deberá revisar si el sistema es realmente necesario, si existe una alternativa menos invasiva y qué ocurriría cuando un residente no autorice o revoque el tratamiento.
Por ello, una buena práctica será mantener un mecanismo alternativo de acceso, como credencial, código, aplicación o registro autorizado, especialmente cuando el sistema biométrico sea presentado como requisito obligatorio para ingresar al domicilio.
Morosidad, gastos comunes y multas
La deuda de gastos comunes se relaciona con información económica de una persona. La existencia de una obligación de cobro no autoriza a difundirla indiscriminadamente.
Las nóminas de morosidad, convenios de pago, cartas de cobranza y antecedentes sobre multas deberán limitarse a quienes necesiten conocerlos para cumplir una función válida. La publicación de nombres, montos o antecedentes personales en ascensores, conserjerías, correos masivos o grupos abiertos de WhatsApp representa un riesgo que debe evitarse.
Cuando sea necesario informar a la asamblea o al Comité de Administración, debería utilizarse el mínimo de información necesaria, evaluando si basta con individualizar la unidad, presentar montos consolidados o utilizar información anonimizada. Sobre formalidades y resguardos de acuerdos, conviene revisar Asambleas bien hechas: cómo evitar acuerdos nulos o impugnables.
Grupos de WhatsApp y comunicaciones comunitarias
Los grupos de WhatsApp exponen los números telefónicos de todos sus integrantes y facilitan la copia, reenvío y utilización de información fuera del control de la administración.
La comunidad debería evitar que estos grupos sean el único canal oficial, incorporar personas sin información previa o compartir documentos con antecedentes personales. Para comunicaciones generales resultan más adecuados los correos con copia oculta, las listas de difusión y las plataformas comunitarias con accesos individualizados.
Puede profundizar en este tema en Reglas que deberían tener los grupos de WhatsApp entre vecinos.
Datos de trabajadores del condominio
Los condominios también administran datos de conserjes, mayordomos, auxiliares de mantención y otros trabajadores. Esto incluye contratos, remuneraciones, turnos, asistencia, licencias médicas, evaluaciones, medidas disciplinarias y antecedentes previsionales.
El acceso debe limitarse a quienes participan efectivamente en la gestión laboral. Los documentos médicos y otros datos sensibles requieren un nivel reforzado de confidencialidad y no deberían quedar disponibles en carpetas generales, correos compartidos o equipos de conserjería.
¿Cómo impactará al Comité de Administración?
El Comité de Administración no necesita transformarse en especialista técnico, pero sí deberá incorporar la protección de datos dentro de sus decisiones y controles.
Antes de aprobar una nueva plataforma, cámara, control biométrico o servicio de seguridad, debería solicitar antecedentes suficientes para responder preguntas como las siguientes:
- ¿Qué datos serán recopilados?
- ¿Para qué se utilizarán?
- ¿Quién será responsable y quién actuará como encargado?
- ¿Dónde se almacenará la información?
- ¿Qué proveedores o subcontratistas tendrán acceso?
- ¿Cuánto tiempo se conservarán los datos?
- ¿Qué medidas existen frente a filtraciones o pérdidas?
- ¿Cómo se eliminará o devolverá la información al terminar el contrato?
- ¿Existe una alternativa menos invasiva?
Esta revisión debe quedar respaldada en acuerdos, contratos, políticas y procedimientos. La protección de datos personales en condominios no debería depender únicamente de la confianza en una persona o proveedor.
Contratos con plataformas y proveedores
La nueva ley exigirá mayor precisión en los contratos con empresas de administración, plataformas de gastos comunes, empresas de seguridad, servicios de control de acceso, software de remuneraciones, servicios de correo y almacenamiento en la nube.
Cuando un proveedor actúe como encargado del tratamiento, el contrato deberá establecer, entre otras materias:
- El objeto y duración del servicio.
- La finalidad del tratamiento.
- Los tipos de datos tratados.
- Las categorías de personas afectadas.
- Las instrucciones del responsable.
- Las obligaciones de confidencialidad y seguridad.
- Las condiciones para contratar subencargados.
- El procedimiento frente a incidentes de seguridad.
- La devolución o eliminación de los datos al finalizar el servicio.
Este punto será especialmente importante cuando se produzca un cambio de administración. La información de la comunidad deberá ser entregada de manera íntegra, segura y trazable, evitando que el proveedor saliente conserve copias sin una justificación válida. Para sostener continuidad, ayuda ordenar el archivo del condominio.
Sanciones por incumplimiento
La Ley N°21.719 clasifica las infracciones en leves, graves y gravísimas. Las multas pueden alcanzar hasta 5.000 UTM en infracciones leves, 10.000 UTM en las graves y 20.000 UTM en las gravísimas.
La determinación de la responsabilidad dependerá de quién sea considerado responsable del tratamiento y de las circunstancias concretas del caso. También pueden existir responsabilidades civiles cuando una infracción provoque daños patrimoniales o extrapatrimoniales.
Durante los primeros doce meses de vigencia, la Agencia podrá aplicar una amonestación escrita a empresas calificadas como de menor tamaño cuando corresponda imponer una sanción. Esto es una facultad de la autoridad y no constituye un período general de inmunidad ni elimina la obligación de cumplimiento.
Plan de preparación para condominios antes de diciembre de 2026
La adecuación no debería comenzar con la redacción de una política genérica. Primero es necesario comprender qué datos utiliza realmente la comunidad y cómo circulan entre la administración, el Comité de Administración, el personal y los proveedores.
- Elaborar un inventario de datos: identificar registros, formularios, planillas, cámaras, sistemas, carpetas y respaldos.
- Mapear los flujos de información: establecer quién recopila, recibe, consulta, modifica, comunica y elimina los datos.
- Definir los roles: determinar quién actúa como responsable, encargado o proveedor con finalidades propias.
- Revisar las bases de licitud: asociar cada tratamiento con una obligación legal, contrato, consentimiento, interés legítimo u otro fundamento aplicable.
- Establecer plazos de conservación: eliminar duplicados, registros vencidos y documentos que ya no cumplen una finalidad.
- Actualizar contratos y formularios: incorporar cláusulas de tratamiento de datos, confidencialidad, seguridad y término del servicio.
- Crear un procedimiento de derechos: definir un correo o formulario, responsables, plazos y respaldos de cada respuesta.
- Implementar un protocolo de incidentes: regular detección, contención, evaluación, registro, comunicación y medidas correctivas.
- Revisar tratamientos de mayor riesgo: evaluar especialmente cámaras, biometría, información económica, datos sensibles y antecedentes de niños.
- Capacitar a las personas con acceso: incluir al administrador, trabajadores, integrantes del Comité de Administración y proveedores relevantes.
La documentación también debe integrarse a un sistema ordenado de contratos, actas, registros y respaldos. Sobre este enfoque puede revisar Todo lo que debe organizar cuando vive en un condominio.
Errores frecuentes que las comunidades deberían corregir
- Mantener planillas con datos personales en carpetas abiertas a todo el personal.
- Utilizar una misma contraseña para correos, plataformas y computadores.
- No eliminar los accesos de personas desvinculadas.
- Enviar nóminas de morosidad o documentos laborales a destinatarios que no los necesitan.
- Agregar residentes a grupos de WhatsApp sin informar cómo se utilizará su número.
- Entregar grabaciones de cámaras sin revisar la identidad y fundamento del solicitante.
- Conservar indefinidamente imágenes, copias de cédulas o contratos vencidos.
- Instalar controles biométricos sin analizar su necesidad ni ofrecer alternativas.
- Contratar plataformas sin revisar dónde almacenan los datos ni cómo responden frente a incidentes.
- Depender de cuentas personales del administrador para almacenar documentación de la comunidad.
La protección de datos como parte de una administración profesional
La nueva normativa no debería abordarse únicamente como una obligación documental. También representa una oportunidad para ordenar procesos que en muchas comunidades se encuentran dispersos, duplicados o sujetos a decisiones informales.
Una gestión adecuada de datos personales requiere inventarios actualizados, accesos controlados, contratos claros, procedimientos verificables, tecnología utilizada con un propósito definido y responsabilidades conocidas por todos los participantes.
En Zelkova entendemos que la administración de condominios debe combinar cumplimiento, control operativo, orden documental y trazabilidad. Prepararse con anticipación permitirá reducir riesgos y facilitar una implementación seria antes de la entrada en vigencia de la nueva ley.
Preguntas frecuentes sobre protección de datos en condominios
¿La comunidad deberá pedir consentimiento para recopilar todos los datos?
No. El consentimiento es una de las fuentes que permiten tratar datos, pero también existen obligaciones legales, relaciones contractuales, intereses legítimos y otras bases contempladas por la ley. Lo relevante será identificar y acreditar el fundamento de cada tratamiento.
¿Se puede mantener el Registro de Copropietarios?
Sí. La Ley N°21.442 y su reglamento contemplan expresamente este registro. Sin embargo, la información solo debe utilizarse para las finalidades autorizadas, mantenerse protegida y no entregarse indiscriminadamente a terceros.
¿Las cámaras de seguridad estarán prohibidas?
No. Las cámaras pueden utilizarse cuando exista una finalidad legítima y el tratamiento sea necesario, proporcional, transparente y seguro. La comunidad deberá regular su ubicación, acceso, conservación y entrega de imágenes.
¿Se podrán seguir utilizando huellas digitales?
La ley no establece una prohibición absoluta, pero considera los datos biométricos como sensibles. Su utilización requerirá una justificación reforzada, consentimiento expreso como regla general, información específica y medidas de seguridad adecuadas.
¿El administrador será siempre el único responsable?
No necesariamente. La responsabilidad dependerá de quién decida las finalidades y los medios del tratamiento. El administrador, la comunidad y los proveedores pueden asumir roles distintos según cada proceso, por lo que estos deben definirse documentalmente.
¿Todos los condominios deberán nombrar un delegado de protección de datos?
La ley permite designar un delegado y lo contempla dentro del modelo voluntario de prevención de infracciones. No establece que todas las comunidades deban nombrarlo obligatoriamente. Sin perjuicio de ello, sí será necesario asignar responsables internos para atender solicitudes, gestionar incidentes y controlar el cumplimiento.
¿Cuándo comenzarán a aplicarse estas nuevas obligaciones?
Las modificaciones introducidas por la Ley N°21.719 entrarán en vigencia el 1 de diciembre de 2026. Las obligaciones actualmente vigentes sobre privacidad, reserva y protección de información continúan siendo aplicables durante el período de preparación.
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