¿Cuáles son las funciones y responsabilidades del Comité de Administración?

Comité de Administración es imprescindible en una comunidad, incluso más que la misma administración. La única razón por la que un condominio o edificio podría no tener un Comité, es que sólo tenga un propietario, como es el caso de los inmobiliarias que sólo arriendan y no venden (edificios multifamily). De lo contrario, es un deber. Ser parte del Comité de Administración conlleva a una serie de responsabilidades, las cuales es importante conocer para llevar de mejor manera estas funciones.

Qué es un Comité de Administración

El Comité de Administración es un órgano que toma acuerdos en conjunto con la mayoría de sus miembros, representando las necesidades de la comunidad con todas las facultades de una asamblea ordinaria de copropietarios.

La obligación de nombrar a un Comité de Administración debe resolverse en la primera asamblea de copropietarios, y según el artículo 21 de la Ley de Copropiedad Inmobiliaria, debe conformarse de al menos tres personas.

La designación del o la presidente del Comité puede resolverse en la misma asamblea donde se designan, o en su defecto puede determinarse en sesión de Comité de Administración entre sus mismos miembros.

Quiénes pueden participar en el Comité

De acuerdo a la Ley de Copropiedad Inmobiliaria, solo podrán ser miembros del Comité de Administración aquellos copropietarios o sus cónyuges, o representantes de personas jurídicas que sean copropietarias, que se encuentren en calidad de hábil, esto quiere decir que no tengan deudas de gastos comunes. Este derecho no puede delegarse a ningún tercero.

Respecto a los cónyuges, la relación debe estar bajo régimen matrimonial, no pudiendo ser efectiva ninguna otra relación, como convivencia o unión civil.

Cuál es la duración del Comité de Administración

El cargo de miembro del Comité de Administración es voluntario y ad honorem, lo que significa que no reciben una retribución económica por sus funciones. Además, pueden renunciar en cualquier asamblea ordinaria de copropietarios, momento en el cual se deberá ratificar un nuevo miembro si la cantidad de estos se reduce a menos de tres.

La duración en el cargo estará determinado por lo indicado en el reglamento de copropiedad de la comunidad, y si este nada indica al respecto, lo acordado por asamblea al momento de su elección. Sin embargo, este plazo no podrá ser superior a 3 años. Lo anterior, sin perjuicio de que al término del mandato puedan ser nuevamente reelegidos.

En caso de que la comunidad quiera remover algún miembro o a la totalidad del Comité, necesariamente deberá realizarse citarse una asamblea extraordinaria de copropietarios, con los quórums determinados por la ley.

Reuniones y acuerdos del Comité de Administración

A diferencia de una asamblea de copropietarios, las sesiones de reuniones del Comité de Administración se pueden realizar en la periodicidad y lugar que sus miembros determinen, por lo que se recomienda que al principio estos se reúnan de forma más frecuentemente para adoptar los acuerdos necesarios para el correcto funcionamiento.

En las sesiones del Comité, ningún miembro puede delegar su representación en un tercero, por lo que deberá acudir de manera personal a las sesiones.

Para que las reuniones sean válidas, deben citarse a todos los integrantes y reunirse la mayoría de sus miembros. Así también, los acuerdos se tomarán por mayoría simple.

Cada integrante tiene el mismo voto, por lo que no hay diferencias en los porcentajes de alícuotas ni los cargos que cada uno tenga. Cada voto vale lo mismo. Este punto es muy importante, ya que existe el mito de que el voto del presidente vale más o define un acuerdo en caso de empate, lo cual es falso.

De las reuniones deberá levantarse un acta, la cual deberá integrarse al libro de actas de la comunidad.

Las responsabilidades del Comité de Administración

Las responsabilidades que tiene el Comité son las siguientes:

• Representar a la asamblea ordinaria de copropietarios.
• Aplicar las multas contenidas en el reglamento de copropietarios.
• Dictar normas de convivencia, de orden y de administración.
• Autorizar el corte de suministro eléctrico a unidades morosas de tres o más cuotas de gastos comunes.
• Aprobar presupuestos estimativos de gastos comunes.
• Definir depósitos o inversiones del fondo común de reserva.
• Convocar a asambleas de copropietarios.
• Firmar los libros de actas.
• Apertura y actuación en cuentas bancarias como apoderados.
• Solicitar rendiciones de cuentas a la administración.
• Requerir la confección y actualización del plan de emergencia y evacuación ante siniestros.
• Denunciar infracciones ante el Juzgado de Policía Local.

Las responsabilidades del presidente del Comité de Administración

A diferencia de lo que se podría pensar, el o la presidente del Comité de Administración no tiene muchas diferencias en su calidad versus otro miembro, ya que sus funciones solo añade algunas responsabilidades adicionales.

Estas responsabilidades adicionales son: representar a la comunidad en ciertos contratos que lo requieren, suscribir con su firma las consultas por escrito y sus acuerdos, citar a asamblea si es que no lo hace la administración, presidir las asambleas y reuniones del Comité de Administración y mantener bajo su custodia el libro de actas respectivo.

Las responsabilidades de los miembros del Comité de Administración

Por otro lado, las responsabilidades adicionales de los miembros del Comité de Administración son reducir a escritura pública las actas de asamblea que lo requieran, actuar como apoderados en las cuentas bancarias e ingresar de manera forzosa a las unidades en caso de emergencia.

Otros aspectos a considerar

Son comunes los casos de miembros del comité que no responden a sus vecinos, aún pudiendo delegar ciertos mensajes al administrador del condominio en caso de que éste no tenga la respuesta o el tiempo para ayudar adecuadamente a quien le está escribiendo.

Aunque no está estipulado por ley, es importante que como miembro del comité no ignores a tus vecinos y respondas los mensajes, consultas y sugerencias que estos tengan. Sabemos que este rol, sin remuneración, no es a tiempo completo, pero al aceptarlo también llevas una responsabilidad que con buena voluntad puedes cumplir.

También es importante que el miembro del Comité estés al tanto de todas las cuestiones legales y estructurales del condominio y copropiedad. Anteriormente, preparamos una guía sobre todo lo que debes saber al respecto.

Por otro lado, si no eres miembro del Comité de Administración pero te gustaría serlo, entérate acá de algunos tips para conseguirlo.